Checklist feest organiseren

Binnenkort iets te vieren? Een verjaardag, bruiloft, jubileum, bedrijfsfeest of andere feestelijke gelegenheid? Deze checklist helpt je bij de organisatie van je feest!

 

12 maanden vooraf

  • Stel de feestdatum vast (sommige data zoals een verjaardag of een vijfentwintigjarig huwelijk staan al redelijk vast).
  • Wanneer je veel mensen op je feest wil hebben die ook nog wat langer op je feest blijven hangen, is het natuurlijk wel zo verstandig om je feest in het weekend te organiseren. 
  • Houd als het even kan ook rekening met vakantieperiodes en belangrijke evenementen en/of sportwedstrijden.
  • Stel een budget vast. Stel voor elk onderdeel van het feest een bedrag vast, bij voorkeur op basis van offertes. 
  • Stel voor elk gewenst onderdeel van je feest een budget vast. De hoogte zal onder meer afhangen van het aantal genodigden.
  • Houd rekening met een post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor financiële tegenvallers of onverwachte uitgaven.

 

6 maanden vooraf

  • Bepaal wie je wil uitnodigen. 
  • De grootte en de samenstelling van je gastenlijst zal voor een groot gedeelte de sfeer van je feest bepalen.
  • Ruimtegebrek en/of een bepaald budget kunnen je dwingen ergens een grens te trekken en dat wordt je niet altijd in dankbaarheid afgenomen (Waarom was hij wel uitgenodigd en ik niet).
  • Wat betreft de samenstelling: een feest waar iedereen elkaar al kent zal gemakkelijker lopen, maar een feest waar onbekende mensen elkaar vinden kan minstens zo leuk zijn. Dat vergt dan wel wat meer inspanning van de gasten en vooral ook van de gastheer en/of -vrouw.
  • Kies de locatie voor het feest (een kleiner feest kan natuurlijk gewoon thuis of in de eigen tuin worden gevierd).
  • Houd bij de keuze van een locatie wel altijd de bereikbaarheid voor je gasten in de gaten (denk daarbij aan parkeergelegenheid, openbaar vervoer en eventuele overnachtingen in de buurt).
  • Regel de catering en bespreek van tevoren wel alvast wat je aan catering wil. Wacht met het vastleggen van de hoeveelheid tot het aantal aanwezige gasten bekend is.
  • Boek het entertainment voor je feest of evenement en spreek dan vooraf je muzikale wensen goed door. Regel artiesten en entertainment bijtijds, want deze zijn vaak al ver vooruit volgeboekt.
  • Overweeg een professionele foto- en/of videograaf.
  • Maak een voorlopig draaiboek. Houd nauwkeurig bij wat er op je feest moet gebeuren, waar dat gebeurt en door wie dit zal worden geregeld.
  • Kies een ontwerp voor de uitnodigingen. Het wordt steeds gebruikelijker om alle gasten per email uit te nodigen. Maar een gedrukte of geschreven uitnodiging is natuurlijk veel persoonlijker. Op een stijlvolle, originele uitnodiging zal de (positieve) respons vele malen groter zijn. Als het feest een bepaald thema meekrijgt, dan sluit het ontwerp van de uitnodiging daar vanzelfsprekend op aan.

 

3 maanden vooraf

  • Stel een deadline voor de aanmelding.
  • Bestel het drukwerk en eventueel promotiemateriaal. Eventuele gadgets die je voor of na het feest uit wilt delen, bestel je nu ook.
  • Regel eventueel vervoer.

 

2 maanden vooraf

  • Verstuur de uitnodigingen (meestal worden deze 1 tot 2 maanden van tevoren verstuurd).
  • Doe cadeausuggesties en bestel alvast een bedankje.
  • Regel eventueel decoratiemateriaal voor de feestruimte / feestzaal en regel ook meteen de hulp die je nodig hebt bij het versieren van de locatie.
  • Feestje thuis? Maak dan een boodschappenlijst. Een absolute must als je de catering van je feest in eigen handen houdt. Met het inslaan van lang houdbare spullen kun je eventueel al beginnen. Bijvoorbeeld als je favoriete wijntje in de aanbieding is.

 

1 maand vooraf

  • Houd reacties op uitnodigingen bij. Maak een lijst met alle gasten die op het feest aanwezig zullen zijn en een lijst met mensen die hebben afgezegd.
  • Overweeg om mensen die niet hebben gereageerd na te mailen of bellen; misschien is er iets misgegaan en hebben zij de uitnodiging niet ontvangen.
  • Maak afspraken met de catering.
  • Spreek samen met de catering het menu en/of de hapjes door en geef het definitieve aantal gasten door. Stel hen op de hoogte van eventuele speciale diëten (vegetarisch, diabetisch  etc.).

 

De laatste check !

  • Kijk deze checklist nog eens goed na om te voorkomen dat je iets vergeet.
  • Neem ook het hele programma en het eventuele draaiboek door om zeker te weten dat alles klopt.

 

Veel succes met het organiseren van jou top feest!

Wilt u informatie over de shows van Mister Jukebox, neemt u dan gerust contact op. Wij vertellen u graag over de mogelijkheden